Как сэкономить на переезде офиса

Каждый сотрудник в состоянии подготовить к переезду свое рабочее место без участия представителей перевозчика: собрать в отдельные коробки папки с документами, канцелярские принадлежности и прочие мелочи. Упаковочный материал легко найдется в шкафах и полках. Если нет ничего подходящего, обратитесь в специализированный магазин, чтобы купить тару, скотч, пузырчатую пленку и прочее, что может понадобиться. На следующем этапе предстоит отсоединить компьютерные шнуры от системного блока и монитора. Обладатели ноутбуков могут перевезти их лично.

Подпишите столы, стулья, шкафа и коробки, которые поедут в новый офис. Укажите имя служащего и при необходимости название отдела, чтобы избежать путаницы и долгого поиска нужных вещей. Простое, казалось бы, действие поможет сберечь время при расстановке мебели и обустройстве рабочих мест.

Чтобы не стоять в пробках, не оплачивать лишний бензин и сократить почасовую оплату грузчиков, запланируйте транспортировку на ночное время или выходной день. Вы быстро доберетесь до нового адреса размещения офиса. Подъезд к зданию будет свободным, поэтому машина сможет припарковаться непосредственно перед входом. Разгрузочные работы не займут много времени.

Оптимизировать можно не только денежные, но и временные затраты. Начертите на бумаге план размещения рабочих мест, если комната общая для всех сотрудников организации. Определите, что и как будет стоять в приемной секретаря, кабинете директора, бухгалтера и т.д. Чем раньше завершатся организационные моменты, тем быстрее компания начнет функционировать и зарабатывать деньги.

Директору не стоит полагать, что если его сотрудники в состоянии выполнить значительную часть подготовительных мероприятий, то и весь переезд они могут реализовать своими силами.

Системный администратор или менеджер по продажам — плохие грузчики, отвратительные стропальщики и ужасные разборщики мебели. Последний навык имеет ключевое значение. Разобрать шкаф — это полдела, надо его еще собрать и желательно, чтобы не остались лишние детали. После контакта с офисным служащим некогда стильный и красивый стеллаж может потерять товарный вид из-за косых полок, а тумба потеряет функциональность, так как ее дверцы перестанут закрываться.

Поднять и перетащить сейф — сложная задача для клерка, даже если он завсегдатай спортзала.

- Вы заключаете договор, в котором прописаны права и обязанности сторон. В случае возникновения конфликтной ситуации, заказчик может обратиться в суд. Частные перевозчики иногда тоже предлагают подписать бумаги, только в случае негативного развития событий, фирма-однодневка прекратит существование. Вы не сможете предъявить претензии и возместить ущерб.

- У профессионалов есть оценщик. Он приедет в офис в удобное время, осмотрит фронт работ и озвучит цену, которая складывается из объективных факторов. Халтурщик назовет стоимость транспортировки “из головы”, руководствуясь своим настроением, жадностью и интерьером организации. Если обстановка ему покажется респектабельной, цена будет соответствующей.

- Серьезная мувинговая компания дорожит репутацией и держит слово: стоимость переезда останется неизменной. Перевозчик-одиночка и грузчики в вечно сложной жизненной ситуации, исправить которую смогут только спиртные напитки, вполне могут поднять цену, объяснив свое решение форс-мажором или новыми обстоятельствами. Попробуйте им отказать, если ваши вещи находятся в “заложниках” в их машине.

Вы делаете всего один звонок и сообщаете о своем желании перевезти офис на новое место. Оператор оговаривает с вами дату и время исполнения заказа.

Приезжает оценщик и называет стоимость услуги.

В назначенный день прибывают сотрудники перевозчика. Они разбирают мебель, упаковывают ваши вещи и максимально бережно грузят их в специализированный транспорт. Вам будет предоставлен наилучший вариант машины по вместимости, чтобы вы не переплачивали за свободное место и лишний расход бензина.

Оптимальным маршрутом автомобиль доедет до места назначения. При этом учитывается не только километраж, но и качество дорог, а также вероятные автомобильные пробки на пути следования.

Грузчики занесут мебель, оргтехнику и сразу оставят ее в комнатах, где она будет в дальнейшем находиться. Работникам офиса не придется ничего двигать самостоятельно и искать свои вещи.

Мебель будет собрана и расставлена по своим местам.

Весь упаковочный материал будет собран и вывезен. Останется только провести генеральную уборку.

Если вы рачительный руководитель и хотите сэкономить, не ищите дешевых предложений, сотрудничайте с профессиональными мувинговыми компаниями и тратьте деньги с умом. Поручите часть обязанностей по переезду своим подчиненным. Грамотные решения — залог реальной экономии.